# 提出前に、添付するものだけを一行で確認するメモ
資料を送る直前に、「付けるつもりだったファイルは、全部そろっているだろうか」と確認したいときがあります。そんなときは、添付する予定のファイル名を自分用のメモに一行で控え、送信画面の添付欄と照らし合わせます。
この一行には、連絡の背景や資料の説明を入れません。送る物の名前だけを並べ、実際に添付した物を確認するために使います。
## 添付予定を、見分けられる名前で並べる
まず、依頼文や提出案内を見て、今回添付するファイルを確かめます。それから、自分のメモに「添付：」と書き、ファイル名を並べます。
以下は架空の例です。日常的な打ち合わせ資料を二つ送る場面を想定しています。
> 添付：打ち合わせ資料_0928.pdf、進行表_0928.xlsx
「資料、表」だけでは、似たファイルがあると区別しにくくなります。送信画面に表示される名前と照合できるよう、日付や拡張子も含めて控えておきます。名前を短くする場合も、どのファイルを指すか分かる部分は残します。
添付予定が多く、一行が読みづらくなるなら、無理に詰め込まず箇条書きにします。一行に収めることより、予定した物を一つずつ見分けられることを優先します。
## 送る直前に、メモと添付欄を照合する
ファイルを付けたら、メモを見ながら送信画面の添付欄を確認します。この確認は、メール本文を書き終えて送る直前に行います。
– メモに書いたファイルが、一つずつ添付欄にあるか。
– 添付欄の名前が、控えた名前と一致しているか。
– 予定にないファイルを一緒に付けていないか。
名前だけでは区別できない場合は、添付したファイルを開いて中身を確かめます。添付物を追加・差し替えしたときは、変更後の添付欄をもう一度見ます。
何を送るべきか決まっていない場合は、推測でメモを埋めず、依頼内容を確認してから進めます。また、このメモは職場で決められた提出手順の代わりにはなりません。
一行を書くだけで確認を終えず、最後に実際の添付欄と照合するところまでを一組にします。足りない物や余分な物が見つかったら、その違いを解消してから送ります。