会議に参加するとき、最初からうまく発言しようとすると、話を聞きながら考えることが増えます。まだ意見がまとまっていないのに、何か言わなければと急いでしまうこともあります。
そんなときは、発言内容を作り込む前に、会議で聞きたいことを一つだけメモしておきます。これは結論を先に決めるためではなく、話を聞くときのよりどころを作るための準備です。
聞きたいことは、答えが入る形で書く
準備メモでは、「資料について」「進め方について」のような大きな言葉で止めず、あとで答えを入れられる形にします。
たとえば、「どこまで決まっているか」「次に誰へ確認するか」「今日扱う範囲はどこまでか」のように書くと、会議中に聞く場所を見つけやすくなります。
大切なのは、正しい質問を一度で作ることではありません。会議の話を聞きながら、「この一点がわかれば、次に何を見ればよいか判断しやすい」と思える小ささにすることです。
一つに絞るための3つの確認
聞きたいことがいくつも浮かぶ場合は、次の順に見直します。
- 自分の次の作業に関係するか：聞いたあとに確認や準備へ移れるものを選ぶ
- 今日の会議で扱えそうか：別の場で確認すべき話まで広げない
- 一文で答えを受け取れるか：長い説明を待たなくてもメモへ残せる形にする
この3つに合わないものは、今回の会議で無理に聞く一点にしなくてもかまいません。別メモへ移しておくと、会議中の聞き取りが散らばりにくくなります。
メモは短い空欄つきにする
会議前のメモは、長い文章より空欄つきの短い形にすると使いやすくなります。
聞きたいこと：○○はどこまで決まっているか
わかったこと：＿＿＿＿＿＿＿＿
あとで見るもの：＿＿＿＿＿＿＿＿
空欄を作っておくと、会議中に聞けた内容と、あとで確認する内容を分けやすくなります。発言するための原稿ではないので、丁寧な言い回しまで整える必要はありません。
聞けなかったときも、メモをそのまま残す
会議中にその一点を確認できないこともあります。その場合でも、メモは失敗ではありません。何がまだわかっていないかを、会議後に見返せる形で残せます。
以下は架空の例です。
聞きたいこと：初回共有日はどこまで決まっているか
わかったこと：候補日はまだ一つに絞っていない
あとで見るもの：候補日の一覧と、確認が必要な相手
このように書けば、会議で結論が出たかどうかを無理に評価せず、自分が次に確認する材料だけを残せます。
発言を急がないために、聞く一点を先に置く
会議前の準備メモは、立派な意見を用意するためだけのものではありません。まだ話の全体が見えていないときほど、先に聞きたい一点を決めておくと、発言を急がずに話を追いやすくなります。
「何を聞きたいか」「何がわかれば十分か」「あとで何を見るか」を短く置いて、会議へ入ります。答えを全部そろえるのではなく、聞き取りの入口を一つ作ることが、このメモの役割です。